Compétences de secrétaire [liste de meilleurs exemples]
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Dans le monde dynamique des entreprises, la secrétaire joue un rôle essentiel en assurant le bon fonctionnement des bureaux et en facilitant la communication au sein des différents employés.
Au-delà de la simple gestion des tâches administratives, une secrétaire compétente doit posséder un éventail de compétences allant de l'organisation efficace à la maîtrise des technologies, soulignant son adaptabilité et polyvalence.
Dans ce guide, vous allez trouver une liste des meilleures compétences de secrétaire, ainsi que des conseils de rédaction pour bien les présenter dans vos documents de candidature.
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Découvrons désormais une liste des meilleures compétences en secrétariat, utiles notamment à présenter sur un CV de secrétaire.
Liste d’exemples de compétences de secrétaire
Voici une liste de compétences de secrétaire qui sont utiles dans une pléthore d’entreprises et enseignes et utiles dans un secteur en constante évolution :
- Compétences en communication : communiquer clairement et efficacement à l'écrit et à l'oral.
- Maîtrise des outils informatiques : connaître de façon approfondie des logiciels de traitement de texte, tableurs, et autres outils bureautiques.
- Gestion de l'agenda : organiser et gérer les rendez-vous, réunions et événements.
- Compétences en organisation : gérer les tâches administratives, à prioriser les travaux et à respecter les délais.
- Secrétariat téléphonique : gérer les appels téléphoniques de manière professionnelle et à filtrer les informations.
- Compétences en rédaction : rédiger des documents professionnels tels que des courriers, rapports et comptes rendus.
- Gestion de la correspondance : trier, organiser et répondre aux courriers électroniques et postaux de manière efficace.
- Compétences en accueil : accueillir les visiteurs de manière courtoise et professionnelle.
- Confidentialité : gérer des informations confidentielles de manière appropriée.
- Adaptabilité : s'adapter aux changements rapides et à prendre des initiatives lorsque nécessaire.
Ces compétences combinées font d'un(e) secrétaire un élément essentiel pour assurer le bon fonctionnement d'un bureau, d'une entreprise ou d'une organisation.
Si vous souhaitez ajouter vos compétences de secrétaire sur le CV, voici quelques conseils à suivre :
- Ne vous contentez pas de recopier les tâches décrites dans votre section expériences professionnelles.
- Équilibrez les compétences techniques (hard skills) et les compétences personnelles (soft skills de CV) dans votre section dédiée.
- Ne dépassez pas 6 à 8 compétences dans votre section, et si besoin, divisez vos compétences techniques et les compétences relationnelles en deux rubriques séparées.
- Personnalisez ces compétences en fonction des exigences spécifiques de l’entreprise convoitée et de votre propre expérience en secrétariat.
Vous voilà prêt(e) à bien présenter vos compétences sur votre CV de secrétaire, ce qui vous permettra sans aucun doute de rejoindre par exemple une des 135 900 entreprises exportatrices françaises.
Conseil d’expert
Vos compétences sont votre principal atout de candidature ? Découvrez si le CV par compétences est fait pour vous et donnez-leur le rôle principal dans votre candidature.
Dans quelles rubriques du CV peut-on ajouter ses compétences professionnelles ?
Les compétences professionnelles peuvent être présentées, implicitement ou explicitement, dans d’autres sections de votre CV rapide. Cette astuce peut non seulement renforcer votre profil, mais également vous placer en avant par rapport aux autres candidats.
Vous pouvez indiquer vos compétences :
- Dans l'accroche de votre CV : mentionnez deux ou trois de vos meilleurs atouts de secrétaire dès l’introduction.
- Dans la section des expériences professionnelles : si vous avez une précédente expérience de travail dans le secrétariat, les détails de vos tâches passées sont la meilleure façon de montrer vos compétences.
- Dans la partie dédiée aux compétences informatiques : l’utilisation d’outils bureautiques (Microsoft, Google, outils de gestion de planning) est essentielle dans votre métier.
- Dans la section des niveaux de langues de votre CV : la connaissance d’une langue étrangère peut être requise de vous dans certaines entreprises ou situations.
- Dans la rubrique des centres d'intérêt de votre CV : si un de vos loisirs a un lien avec le rôle de l’organisation ou de l’entreprise (les nouvelles technologies pour une entreprise high-tech, les réseaux sociaux pour une entreprise de marketing…)
Si vous avez des incertitudes concernant d'autres sections de votre CV ou dossier de candidature, consultez notre guide sur comment faire un CV ou que mettre dans un CV. N'oubliez pas aussi d'intégrer vos compétences dans votre lettre de motivation de secrétaire.
Vos compétences ont aussi leur place dans votre lettre de motivation. Le designer de Zety vous offre la possibilité de créer une lettre de motivation en ligne à l'apparence similaire à celle de votre CV. Commencez la création d’un CV en ligne ici.
Quand vous aurez terminé, le designer de CV en ligne Zety jaugera votre CV et vous permettra de savoir exactement quoi améliorer pour un CV encore meilleur.
D’autres questions ou doutes sur la présentation des compétences de secrétaire ? N’hésitez pas à nous les laisser en commentaire. Nous y répondrons aussi vite que possible.
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