Lettre de motivation assistant administratif (ou agent / adjoint)

Lettre de motivation assistant administratif (ou agent / adjoint)

Les employeurs ne savent même plus comment vous appeler. Agent ? Adjoint ? Assistant ? Secrétaire ? Peu importe : vous êtes indispensable. Prouvez-le avec une lettre de motivation.

Timothé Ameline
Timothé Ameline
Rédacteur expert en recrutement

C’est dingue.

 

Dès que vous prenez un congé ou que vous êtes occupé(e) à faire autre chose, tout le bureau est perdu et se trouve paralysé. Votre job est indispensable au bon fonctionnement de n’importe quelle administration ou entreprise.

 

Le souci, c’est qu’il ne demande pas de compétences techniques ou de diplômes rares. Les recruteurs se retrouvent alors assaillis de dizaines de candidatures.

 

Une bonne lettre de motivation d’assistant(e) administratif(ve) est votre meilleure chance de vous différencier.

 

Ce guide va vous montrer un exemple de lettre de motivation assistant administratif, en plus de tous nos conseils pour rédiger cette lettre étape par étape.

 

Il est pour vous, peu importe :

  • Le nom (assistant(e), adjoint(e), agent ou secrétaire administrative)
  • Le domaine (fonction publique ou secteur privé)
  • L’expérience (confirmé(e), débutant(e) et candidature sans concours)
  • Le type de candidature (spontanée, à une offre d’emploi ou un stage)

 

Commençons par voir un exemple de lettre de motivation pour un poste d’agent administratif dans le secteur privé.

 

Modèle de lettre de motivation Job

 

Alexandra Ménard

06 00 77 77 19

alexandra.menard@outlook.com

66000 Perpignan

 

D’office & Fils

Jean Ferrari

25 rue Camille Desmoulins

66000 Perpignan

 

À Perpignan, le 5 mars 2020

 

Objet : Assistante administrative et commerciale à D’office & Fils

 

Monsieur le Directeur,

 

Diplômée d’un Bac pro secrétariat et ayant plus de deux ans d’expérience en tant qu’agent administratif, je souhaite évoluer en tant qu’assistante administrative et commerciale dans votre entreprise familiale. Assister votre équipe de commerciaux au quotidien, assurer les correspondances et organiser vos déplacements est entièrement dans mes cordes.

 

En tant qu’agent administratif dans le secteur bancaire, j’ai pu me familiariser avec de nombreuses problématiques commerciales et juridiques (facturation, traitement des commandes et paiements…). Cela s’ajoute à mes divers stages comme secrétaire où j’ai pu développer mon savoir-faire concernant l’organisation de réunions et conférences, la conception et gestion de plannings, ou encore la tenue d’agendas.

 

Outre mon savoir-faire, je peux apporter à vos équipes mon excellent relationnel ainsi que mes capacités d’écoute et de priorisation des tâches. De plus, je suis quelqu’un de très autonome nécessitant un strict minimum de supervision.

 

J’aimerais vivement vous rencontrer afin de vous convaincre qu’avec moi, vous pourriez laisser vos commerciaux se concentrer sur leurs ventes, et non sur tous les détails administratifs.

 

Je vous prie, Monsieur, de bien vouloir recevoir mes respectueuses salutations.

 

Alexandra Ménard

06 00 77 77 19

 

Cette lettre de motivation pour assistante administrative est très facile à adapter à votre situation.

 

L’idée est la même pour tous les métiers similaires (adjoint, agent, secrétaire). Vous n’aurez qu’à faire ressortir les compétences qui comptent et effectuer les changements selon votre demande (surtout si vous postulez dans la fonction publique).

 

Nous vous accompagnons dans la rédaction de votre sésame vers l’emploi !

 

Mais juste avant, considérez ces articles qui pourraient vous intéresser :

 

Comment faire une lettre de motivation d’assistant administratif

 

Voici un guide étape par étape pour écrire une lettre de motivation d’assistant, adjoint ou agent administratif.

 

1. Écrire une lettre dont la structure est logique

 

Cela va de soi qu’un planning bien préparé, c’est un planning logique du début à la fin ; un planning sur lequel on se retrouve.

 

Il en va de même pour votre lettre de motivation. Mal organisée, elle serait la raison d’un refus catégorique de votre candidature comme assistant(e) administratif(ve). L’organisation est beaucoup trop importante dans ce métier.

 

La structure d’une lettre de motivation pour agent administratif

 

  1. En-tête (informations de contact de base)
  2. Objet (précision de la demande)
  3. Salutation
  4. 1er paragraphe d’accroche
  5. 2e paragraphe sur vos expériences et compétences
  6. 3e paragraphe sur vos qualités et objectifs
  7. Demande d’entretien
  8. Formule de politesse
  9. Signature

Conseil d’expert 
La différence se fera certainement sur la lettre de motivation. Mais elle ne suffira jamais à être pris. L’endroit idéal pour détailler vos diplômes, expériences et surtout compétences (notamment parler de Microsoft Office et langues étrangères), c’est le CV. Cela tombe bien, nous disposons d’un guide pour faire un excellent CV.

2. Concocter un objet utile pour votre lettre

 

Décrochez le téléphone, vous n’avez qu’une phrase pour vous présenter. Elle devrait suffire à la personne à l’autre bout du fil de savoir à qui elle a affaire. L’objet d’une lettre de motivation assistant administratif est basé sur le même principe.

 

Annoncez simplement :

  • Le poste pour lequel vous postulez.
  • Le secteur d’activité
  • L’entreprise ou la branche d’administration
  • Une qualité unique, au besoin (“bilingue”, par exemple)

 

3. Débuter par accroche encourageant la lecture de la suite

 

La dernière chose dont un employeur a besoin, c’est d’un agent administratif incapable de se présenter ou de paraître intéressé(e) par le métier. Dites adieu aux phrases banales copiées-collées sur des sites Internet mal renseignés. Pour décrocher le job, il va falloir y mettre du vôtre, et avec le sourire !

 

Commencez par saluer le recruteur avec :

  • “Madame,”
  • “Monsieur,”
  • “Madame, Monsieur,”.

 

Puis, écrivez un paragraphe d’introduction unique qui :

  • Intrigue et donne envie de lire la suite de la lettre.
  • Présente votre niveau d’expertise et d’études.
  • Annonce quelques-uns de vos points forts principaux.
  • Vous rend déjà utile à l’employeur.

 

Exemples d'accroches pour une lettre de motivation pour assistant administratif

 

Correct

Diplômée d’un Bac pro secrétariat et ayant plus de deux ans d’expérience en tant qu’agent administratif, je souhaite évoluer en tant qu’assistante administrative et commerciale dans votre entreprise familiale. Assister votre équipe de commerciaux au quotidien, assurer les correspondances et organiser vos déplacements est entièrement dans mes cordes.

Incorrect

Ayant pris connaissance de votre annonce concernant un poste d'assistante administrative au sein de votre entreprise jeune et dynamique, j'ai l'honneur de vous faire part de ma candidature. Collaborer avec une entreprise leader sur son marché jouissant d’une belle réputation nationale est la raison principale pour laquelle je me tourne vers vous. 

 

Oui, bravo, vous annoncez à l’entreprise qu’elle recherche quelqu’un. Et en plus, vous lui cirez les pompes. À moins de postuler comme adjoint administratif à Emmanuel Macron ou Bernard Arnault, il va être difficile d’être crédible en parlant d’honneur, de réputation, etc. Enfin, ne donnez jamais l’impression que le job vous intéresse uniquement car cela fera beau sur le CV…

 

L’entreprise sait ce qu’elle vaut et ce qu’elle veut. Elle n’a pas besoin qu’on lui jette des fleurs. C’est vous qui comptez dans cette lettre.

Conseil d’expert 
Les assistants et adjoints administratifs passent le plus clair de leur temps à rendre des rapports et travailler avec la direction. Si vous pouvez trouver le nom du ou de la responsable et adresser votre lettre directement à cette personne, c’est idéal.

4. Parler de vos expériences et compétences de secrétaire administrative

 

Chaque expérience passée, qu’il s’agisse d’un emploi, d’un petit boulot ou d’un stage, doit avoir permis de développer des compétences. L’idée, dans une lettre, c’est de faire le lien entre expériences et compétences professionnelles.

 

Ce second paragraphe est l’endroit idéal pour lister les compétences attendues pour le job d’assistant administratif, tout en faisant référence à vos expériences. Pour trouver ce qui est attendu, référez-vous à l’offre d’emploi ou la fiche métier d’un assistant administratif.

 

Décrire ses compétences techniques dans sa lettre de motivation agent administratif

 

Correct

En tant qu’agent administratif dans le secteur bancaire, j’ai pu me familiariser avec de nombreuses problématiques commerciales et juridiques (facturation, traitement des commandes et paiements…). Cela s’ajoute à mes divers stages comme secrétaire où j’ai pu développer mon savoir-faire concernant l’organisation de réunions et conférences, la conception et gestion de plannings, ou encore la tenue d’agendas.

Incorrect

Les stages que j'ai pu effectuer m'ont permis de mettre en oeuvre les connaissances acquises lors de mes études. Mon enthousiasme, ma rigueur et ma volonté ont été appréciés par mes supérieurs.

 

Ce second exemple n’a rien à voir avec les attentes de l’employeur. Il pourrait autant s’agir d’une lettre de motivation pour plombier que pour professeur d’anglais. En gros, pour tout sauf pour un poste précis d’assistant ou d’adjoint administratif.

Conseil d’expert 
Vous n’avez aucune expérience dans le domaine ? Ou tout court ? Faire des stages et missions intérimaires est l’occasion d’acquérir des compétences. De plus, vos expériences dans un autre domaine auront forcément développé des compétences transversales. Dans ce cas, une lettre de motivation pour reconversion peut mieux fonctionner.

5. Lister les qualités qui font de vous l’assistant administratif parfait

 

Le job d’assistant administratif, ou de secrétaire en général, est autant porté sur la technique que sur l’humain. Ainsi, savoir utiliser Microsoft Office, rédiger et analyser des rapports ou produire des mémos sera indispensable… Mais pas plus que tout une armada de qualités personnelles.

 

Il s’agit là de ce que l’on appelle les soft skills, le savoir-être (qui est un critère très important pour 82% des recruteurs). Ces qualités peuvent être l’autonomie, la gestion des priorités, l’expression en public ou encore la prise de décision et le travail en équipe…

 

Voici des listes de soft skills à mettre sur le CV et la lettre.

 

Exemples de paragraphe montrant des qualités de secrétaire ou d’agent administratif

 

Correct

Outre mon savoir-faire, je peux apporter à vos équipes mon excellent relationnel ainsi que mes capacités d’écoute et de priorisation des tâches. De plus, je suis quelqu’un de très autonome nécessitant un strict minimum de supervision.

Incorrect

Je suis motivée et déterminée dans tout ce que j’entreprends. De plus, je pense pouvoir vous apporter entière satisfaction et dynamisme dans les différentes missions que vous pourriez être amené à me confier.

 

Encore une fois, c’est le côté trop générique qui pénalise largement ce second candidat. Personnalisez votre lettre, surtout quand vous parlez de vos qualités humaines… Elles sont intimement liées à votre personnalité. Cela ressortira de toute façon lors de l’entretien d’embauche si vous avez raconté des cracks.

 

6. Conclure en incitant à l’entretien pour décrocher le job

 

On attend d’un(e) assistant(e) administratif(ve) qu’il ou elle soit débrouillard(e) et fiable en toute circonstance. Il est temps de montrer que vous n’avez pas peur de prendre les devants, et que vous désirez un rendez-vous pour discuter de votre candidature.

 

Demandez un entretien et annoncez des disponibilités au besoin. Si vous avez du mal à trouver les mots, consultez ces phrases de fin de lettre de motivation.

 

Enfin, terminez par une formule de politesse de lettre de motivation classique.

 

7. Privilégier une présentation de lettre de motivation simple et efficace

 

Donnez une allure traditionnelle à votre lettre. Il faut qu’elle soit avant tout agréable et facile à lire.

  • Police de caractère professionnelle.
  • Taille de police suffisante.
  • Espaces entre les paragraphes.
  • Phrases courtes dès que possible.
  • Absence non négociable de fautes de français.

Conseil d’expert 
Pour donner un air professionnel à votre candidature, créez votre CV à partir d’un modèle de CV au look professionnel et utilisez un style graphique identique pour la lettre de motivation qui va avec.

Et voilà !

 

Vous savez tout ce qu’il y a à savoir pour faire une lettre de motivation assistant administratif débutant ou confirmé, que ce soit en candidature spontanée ou non.

 

Si vous avez besoin d’aide supplémentaire pour décrocher un entretien d’embauche, prononcez-vous dans les commentaires ! Je ferai de mon mieux pour y répondre rapidement et vous donner des conseils !

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Timothé Ameline
Timothé Ameline
Timothé Ameline est un rédacteur mettant au service de Zety son expertise en recherche d'emploi et création de CV. L'objectif de Timothé est de fournir des conseils de premier ordre à tous les demandeurs d'emploi en quête de leur prochain job de rêve. Ses guides vous aideront à rédiger des CV et lettres de motivation d'exception.

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