Vous le savez bien, sans assistant administratif, une entreprise peut rapidement se transformer en chaos total. Retard dans les paiements, demandes de congés pas exceptés, rendez-vous repoussés, annulés, voire oubliés.
Reste à faire comprendre à un recruteur que son entreprise a besoin d’embaucher un nouvel assistant administratif rapidement.
Mais pas n’importe lequel : vous !
Pour cela, il faut un CV d’assistant administratif ou CV d’assistante administrative qui le lui fasse comprendre en quelques secondes.
Cela tombe bien, après lecture de ce guide, vous saurez :
- Être plus convaincant dans votre CV que 90% des candidats,
- Mettre en avant votre parcours, avec ou sans expérience,
- Choisir les bonnes compétences pour une offre d’emploi donnée.
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Ces guides peuvent également vous aider à décrocher votre prochain emploi :
- CV assistante de direction
- CV secrétaire
- CV gestionnaire de paie
- CV secrétaire médicale
- CV hôtesse d'accueil
- CV commercial
- CV marketing
- CV comptable
- CV ressources humaines
- CV cadre dirigeant
- CV stage
- CV alternance
- CV sans expérience
Si vous n’avez pas trouvé le CV qui vous intéresse, n’hésitez pas à consulter la liste de 50+ exemples de CV disponibles sur le blog de Zety. Vous y trouverez des exemples pour tous métiers et tous niveaux d'expérience.
Commençons tout de suite par un modèle de CV d’assistant administratif ou de CV d’assistante administrative.
Exemple de CV d’assistant administratif
Alexandre DUTEIL
06.80.55.08.65
a.duteil@gmail.com
linkedin.com/in/alexandre-duteil
Assistant administratif
À propos de moi
Assistant administratif bilingue français-anglais cherche de nouveaux défis professionnels. Mes quatre premières années de carrière m’ont amené à maîtriser l’ensemble des tâches quotidiennes d’un assistant administratif, et surtout à améliorer la satisfaction de la clientèle de mon ancien employeur en restructurant une partie du service. Je souhaite désormais renouveler ces bons résultats et atteindre des objectifs encore plus ambitieux en rejoignant Bâtimétal comme assistant administratif.
Expérience professionnelle
01/2018 - 09/2021
École privée Les Zèbres, Morlaix
Assistant administratif
Compétences et responsabilités principales :
- Assurer le suivi administratif des cours et stages (6 classes + 12 stages annuels)
- Tenir le standard téléphonique et répondre aux e-mails en français et anglais
- Élaborer et mettre à jour les méthodologies de travail
- Gérer les commandes de fourniture
Résultats majeurs :
- Réduction du temps de réponse moyen aux parents d’une semaine à 48 heures grâce à des process de travail revus et corrigés
06/2017 - 12/2017
Sol’Énergie, Morlaix
Assistant administratif au Responsable des ventes (stage)
Compétences et responsabilités principales :
- Suivre les tâches administratives avec les intervenants (mairies et propriétaires)
- Assister administrativement les clients dans leur recherche d’aides financières
- Organiser les rendez-vous du Responsable des ventes
Formation
09/2016 - 06/2017
Certificat professionnel assistant administratif
CNAM Bretagne, Lannion
Compétences
- Accueil clientèle
- Organisation et suivi de rendez-vous (planification, comptes-rendus)
- Optimisation des process de travail
- Méthodologie
- Communication écrite et orale
Informatique
- MS Word : saisie, rédaction et mise en page
- MS Excel : comptabilité courante, tableaux croisés, macros
Langues
- Anglais : C1 (avancé)
- Italien : B1 (intermédiaire)
Bénévolat
- Trésorier d’une association locale d’aide aux sans-abris
Vous engageriez ce candidat ? Nous aussi ! Voyons comment rendre votre CV d’assistant administratif aussi efficace.
1. Attirer l’oeil du recruteur avec une mise en page de CV assistant administratif efficace
La mise en page et l’allure générale de votre CV sont les premiers éléments que va voir le recruteur. Cela tombe bien, le traitement de texte, ça vous connaît ! Vous devriez donc avoir toutes les armes pour faire bonne impression.
Mise en page idéale d’un CV assistant administratif
- Une seule page
- Police de caractères professionnelle, de taille suffisante (11 ou 12 pt)
- Rubriques clairement délimitées (sautez une ligne après chaque rubrique)
- Marges généreuses (2 à 2,5 cm)
- Logos et autres icônes utilisés avec parcimonie
- Couleurs utilisées à bon escient (ou un bon vieux noir et blanc)
- Orthographe impeccable !
Pour quelqu’un qui ouvre instinctivement Word ou Open Office chaque matin avant même d’être passé à la machine à café, ce n’est qu’une formalité.
La structure ne devrait pas non plus poser problème.
Structure type d’un CV d'adjoint administratif
Un CV d’agent ou assistant administratif se fait sur le format antichronologique. Cela signifie tout simplement que vos expériences professionnelles les plus récentes doivent figurer avant les plus anciennes. Il en va de même pour votre parcours scolaire.
Dans l’ordre optimal, les rubriques de votre CV devraient être les suivantes :
- En-tête
- Photo (optionnelle)
- Accroche de CV (à rédiger en dernier)
- Expériences professionnelles
- Diplômes et formations
- Compétences techniques et comportementales
- Langues étrangères
- Éventuellement une section supplémentaire (centres d’intérêt, bénévolat, certifications)
Voyons tout de suite comment remplir chacune de ces rubriques, en commençant par la plus facile : l’en-tête.
Conseil d’expert
Vous hésitez sur le dosage de créativité que peut supporter votre CV ? Pour être certain(e) de ne jamais tomber du côté du grand livre comptable, ni du sapin de Noël, nos guides dédiés à la mise en page CV et la trame d’un CV vous évitent à coup sûr de vous faire enguirlander.
2. Ajouter un en-tête, un titre et (en option) une photo de CV
L’en-tête est idéal pour commencer sans se mettre la pression. Seul, il a peu de chances de vous démarquer, ni de totalement vous disqualifier. Il doit surtout être informatif, permettre de vous contacter facilement, et apporter une première preuve de votre professionnalisme.
Exemple d’en-tête de CV d’assistant administratif
| Correct |
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Benjamin ALONSI 06.62.28.93.58 alonsi.benjamin@gmail.com benjamin-alonsi.fr |
Un numéro de téléphone portable est présent pour être joint à tout moment, l’adresse mail est professionnelle (pas de pseudo) et une page professionnelle est renseignée, c’est parfait. Si vous n’avez pas de site Internet, une page LinkedIn bien fournie fait parfaitement l’affaire. Sinon supprimez simplement la ligne.
L’en-tête est directement suivi du titre du CV.
Exemples de titres de CV d’assistante administrative
| Correct |
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Le titre tient en une ligne et indique votre métier ou la position recherchée. Pour ne pas vous noyer dans la masse des candidats, pensez à être précis : langues parlées, spécialité ou secteur d’activité sont les bienvenus.
Reste à décider si une photo est un atout pour votre candidature.
Faut-il mettre une photo sur son CV lorsque l’on est agent administratif ?
La photo n’est en aucun cas obligatoire sur votre CV d’agent administratif. Si vous n’avez aucun contact avec la clientèle, il est même possible de s’en passer. Un portrait de photographe évoquant une personnalité chaleureuse et ouverte à la communication peut cependant vous faire marquer des points. Considérez donc la photo, mais seulement si elle est de très bonne qualité.
Ensuite, il est temps de passer au corps du CV, en commençant par votre expérience professionnelle.
Conseil d’expert
Vous hésitez encore à ajouter une photo à votre CV ? Il est vrai que la question n’offre, en France, pas de réponse tranchée. Notre guide de la photo sur le CV vous donne tous les conseils utiles pour prendre la bonne décision pour votre cas particulier.
Lorsque vous faites votre CV avec le logiciel de création de CV de Zety, vous n’avez qu’à glisser-déposer les éléments à votre guise (compétences, expériences…). Il y a même un correcteur orthographique pour un CV sans fautes. Commencez la création d’un CV en ligne ici.
Quand vous aurez terminé, le designer de CV en ligne Zety jaugera votre CV et vous permettra de savoir exactement quoi améliorer pour un CV encore meilleur.
3. Mettre en avant son expérience comme assistant administratif
La rubrique expériences est de loin l’une des préférées des recruteurs. En quelques lignes seulement, elle leur permet en effet de voir ce que vous avez déjà su prouver chez un autre employeur. Là encore, soyez précis(e) si vous voulez augmenter vos chances d’être invité(e) pour un entretien.
Exemple d’expériences pour un CV d’assistant administratif confirmé
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03/2019 - 09/2021 CAF, Paris Assistant administratif service courrier Compétences et responsabilités principales :
Résultats majeurs :
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| Incorrect |
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03/2019 - 09/2021 CAF, Paris Assistant administratif service courrier Compétences et responsabilités principales :
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Les deux candidats ont la même expérience. Le premier montre la diversité des tâches qu’il peut effectuer et son implication dans son travail, qui sert directement l’employeur. Le second au contraire est très (trop) vague et aura du mal à faire ressortir son CV d’une pile de candidatures.
Si vous n’avez pas d’expérience dans le domaine, profitez d’un stage ou des tâches administratives effectuées dans un poste différent.
Exemple d’expériences sur un CV d’assistant administratif débutant
| Correct |
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09/2020 - 08/2021 Tamofi, Caen Assistant administratif (en alternance) Compétences et responsabilités principales :
|
Avec la seule expérience de son contrat d’alternance, ce candidat montre déjà qu’il sera capable d’assurer l’organisation des dossiers d’un service administratif, mais aussi communiquer avec les clients et trier les appels entrant.
Il est ensuite temps de mentionner votre parcours scolaire.
4. Appuyer son CV d’assistant administratif sur son parcours scolaire
Avec le parcours scolaire, la règle est simple : son niveau de détail est inversement proportionnel à celui de votre expérience professionnelle. Si vous êtes senior, rappeler votre plus haut diplôme est suffisant. En tant que débutant, détailler votre parcours vous permet de compenser votre manque d’expérience.
Exemple de parcours scolaire de CV d’agent administratif
| Correct |
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09/2017 - 06/2019 BTS NDRC ENACO, Roubaix Matières fortes : gestion de la relation client (16,5/20), pilotage du réseau de partenaires et distributeurs (16/20), animation des communautés sur le web (16/20) |
Même sans expérience, ce candidat a toutes les chances de décrocher un poste d’agent administratif junior en détaillant ses points forts comme ceci dans sa partie formation sur le CV. Si vous avez déjà été en poste, supprimez simplement la dernière partie.
Maintenant qu’elles sont largement introduites, transformez l’essai en établissant une liste de compétences qui ne laissera aucun recruteur de marbre !
5. Mettre ses compétences d’assistant administratif sur son CV
Une bonne rubrique compétences mêle ce que l’on appelle compétences techniques (ou hard skills) et compétences comportementales (soft skills). Montrez donc au recruteur que vous savez « faire » autant que « être ».
Top 10 compétences sur un CV assistant administratif
- Accueil des clients (physique et téléphonique)
- Gestion des documents RH courants (arrêts de travail, congés)
- Logiciels de traitement de texte (saisie, rédaction et mise en page)
- Organisation des rendez-vous et déplacements de l’équipe
- Comptabilité courante (facturation, gestion des salaires)
- Sens de l’organisation
- Communication interpersonnelle
- Esprit d’initiative
- Adaptabilité
- Diplomatie
Comme le montre cette liste, il ne faut pas sous-estimer les qualités sur un CV. Enfin, le métier d’assistant administratif requiert des compétences informatiques. Il est donc recommandé de leur dédier une rubrique séparée.
Conseil d’expert
Ces compétences sont incontournables au métier d’assistant administratif, mais elles sont loin d’être les seules. Notre article dédié aux compétences sur un CV vous donne de nombreux conseils supplémentaires, et une foule d’exemples inspirants !
6. Mentionner ses compétences informatiques et langues parlées
Les compétences informatiques et la maîtrise des langues étrangères sont particulièrement scrutées par les recruteurs lorsqu’il s’agit d’engager un assistant administratif. C’est d’autant plus vrai pour les entreprises internationales, qui ont besoin que vous puissiez communiquer avec l’ensemble de leurs clients.
Exemples de compétences logicielles
| Correct |
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Il n’est pas toujours facile de faire le tri parmi vos compétences utiles à un poste et celles qui sont simplement un nice to have. Inspirez vous de l’annonce pour mettre le doigt sur les logiciels incontournables et ne les oubliez surtout pas (pour autant que vous les connaissiez, bien sûr).
Passez ensuite à la section langues, plus simple.
Exemples de rubrique langues étrangères
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Le second exemple est trop vague. Aucun recruteur ne saura à quoi s’attendre avant de vous avoir entendu converser. En utilisant le standard européen, le premier exemple parlera à tout le monde.
Cela peut suffire. Parfois, ajouter une section additionnelle peut cependant renforcer l’efficacité de votre CV, surtout pour valoriser votre niveau d'anglais, si important pour de nombreuses offres d'emploi du secteur.
Conseil d’expert
Le standard européen des langues ne vous parle pas plus que ce bon vieux « bonne compréhension » ? Notre guide du niveau de langue sur un CV couvre vos arrières avec de nombreux exemples et un tableau qui vous permettra de faire le bon choix.
7. Ajouter une rubrique pour décrocher plus facilement un poste d’agent administratif
La plus classique des rubriques additionnelles est bien sûr celle des centres d’intérêt. Pour autant, une expérience de bénévolat (comme sur notre modèle de CV assistant administratif) ou une certification peuvent tout autant vous servir… voire plus.
Exemple de certification
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Certification Voltaire (niveau en orthographe) : orthographe Affaires (850/1000) |
Dans ce cas, une certification en orthographe obtenue avec une bonne note vaut tous les centres d’intérêts. Choisissez minutieusement lesquelles de vos particularités sont les plus intéressantes pour l’employeur.
Il est enfin temps de retourner tout en haut de la page pour rédiger l’accroche.
Conseil d’expert
Si vous êtes agent administratif ou adjoint administratif, vous avez dû passer un concours. Ce peut être l’occasion d’indiquer ici vos résultats. Après tout, dans les deux cas, moins de 10% des inscrits sont admis, alors profitez de votre succès pour donner un peu de poids à votre candidature !
8. Terminer en rédigeant un paragraphe d’accroche (à propos)
Si votre CV d’assistant administratif était un film, l’accroche en serait la bande annonce. Comme au cinéma, elle est courte, rythmée et donne envie de voir la suite. Il ne faut donc pas tout dévoiler, mais évoquer des éléments suffisamment forts pour ne pas envoyer votre dossier dans la pile des « à regarder plus tard ».
Exemple d’accroche de CV assistante administrative avec expérience
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Assistante administrative depuis 5 ans en agence de publicité, j’évolue au quotidien entre emplois du temps serrés et délais à respecter. Un rythme soutenu que j’affectionne tout particulièrement et qui me pousse sans cesse à repousser l’efficacité des process de travail de mon service. La preuve avec le maintien de la même force de travail dans mon ancien service malgré l’extension massive de l’entreprise (+50% de collaborateurs en 2 ans). À la recherche de nouveaux défis, j’espère pouvoir participer à la restructuration de votre service en rejoignant Ski4Fun. |
| Incorrect |
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Assistante administrative depuis 5 ans, je suis intéressée par votre offre d’emploi dans un poste similaire. Organisée et à l’aise en clientèle, j’espère pouvoir rejoindre votre équipe pour y relever de nouveaux défis. Mon sens de la communication me permettra sans doute de m’intégrer rapidement. |
À profil égal, la seconde candidate semble peu sûre de soi et est surtout bien trop vague. Elle pourrait envoyer cette accroche de CV (sans doute sans succès) à n’importe quelle entreprise. La première montre quant à elle son ambition, personnalise son texte, et assume sa soif de résultats.
Sans expérience, appuyez plutôt sur votre formation et d’éventuels stages.
Exemple d’accroche de CV assistant administratif sans expérience
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Récent titulaire d’un Certificat professionnel assistant administratif, je suis à la recherche d’un premier emploi. Ma formation m’a appris à assurer et prioriser l’ensemble des travaux administratifs d’un service, ainsi qu’à accueillir et renseigner les visiteurs et clients. Un stage de trois mois, partie intégrante de ce cursus, m’a permis de découvrir le quotidien d’une entreprise. Je suis aujourd’hui prêt à partager celui de l’agence immobilière AtHome en gérant les tâches administratives et les emplois du temps de votre équipe commerciale. |
Si tous les CV sans expérience étaient aussi bien introduits (apports de la formation, compétences acquises pendant un stage, projets pour le poste), il y aurait sans doute davantage de débutants en poste !
Il ne reste qu’à relire votre CV, et vous assurer que votre dossier de candidature est complet.
9. Joindre une lettre de motivation d’assistant administratif
Tout bon dossier de candidature contient une lettre de motivation qui reprend les points clés du CV, en les détaillant et exemplifiant afin de confirmer au recruteur qu’il doit vous inviter pour un entretien.
Nos guides de rédaction d’une lettre de motivation assistant(e) administratif(ve) ou d'une lettre de motivation assistant(e) de direction sont justement là pour vous permettre d’atteindre cet objectif en toute simplicité. Si vous visez le domaine de commerce, une lettre de motivation d'assistant(e) commercial(e) peut aussi aider.
Conseil d’expert
Bien que le métier d’assistant administratif ne soit pas saisonnier, les recrutements sont plus nombreux au printemps. Si vous êtes déjà en poste et pas pressé(e), concentrer vos efforts sur les mois d’avril, mai et juin devrait vous permettre d’avoir plus de choix et, peut-être, de plus facilement trouver l’employeur idéal !
Quoi de mieux qu’une lettre de motivation qui accompagne parfaitement votre CV ? Vous pouvez créer votre lettre de motivation en ligne ici, à partir du même modèle que votre CV. Voici à quoi votre candidature pourrait ressembler :
Voir plus de modèles pour lettre de motivation et commencer à rédiger la vôtre
Conclusion
Rédiger un CV d’assistant administratif n’est pas difficile. Vous avez désormais toutes les cartes en main pour en faire votre passe-partout vers le secteur administratif. Et rappelez-vous : la précision est la clé de votre succès.
Il vous reste des questions ou des hésitations ? Faite-en part en commentaire. Nous vous répondrons dans les meilleurs délais avec des conseils additionnels pour un CV d’assistant administratif en béton !
