Exemple de CV de secrétaire (privé, public, médical, école...)

En tant que secrétaire, vous avez plusieurs cordes à votre arc. 

Responsable de l’accueil, de l’archivage de dossiers, de l’organisation des réunions et des déplacements, de la préparation de documents administratifs…

Vous savez gérer à peu près toutes les tâches liées à l’organisation pratique d’une entreprise ou d’un service. Mais comment mettre en avant cette « super polyvalence » dans votre CV ?

Pour faire de votre CV de secrétaire un tremplin vers l’entretien, on vous recommande une méthode simple, expliquée pas à pas dans ce guide. L’objectif est qu’après l’avoir lu, vous sachiez rédiger un CV de secrétaire plus accrocheur et efficace que la concurrence.

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Si vous n’avez pas trouvé le CV qui vous intéresse, n’hésitez pas à consulter la liste de 50+ exemples de CV disponibles sur le blog de Zety. Vous y trouverez des exemples pour tous métiers et tous niveaux d'expérience.

Modèle de CV de secrétaire administrative polyvalente

Voilà un CV de secrétaire polyvalente complet, bien écrit et qui met efficacement en avant les atouts de la candidate. 

En analysant un million de candidatures créées avec notre outil, nous avons découvert des insights précieux de nombreux secteurs. Voici les leçons principales de cette étude.

Poursuivez la lecture de ce guide pour réussir à votre tour votre CV de secrétaire ! 

1. Structurer efficacement son CV de secrétaire

L’une des qualités majeures d’un/une secrétaire est d’être ordonné(e) ; c’est-à-dire de savoir prioriser les tâches et rédiger des documents administratifs de manière structurée.

Il est donc crucial que vous puissiez démontrer ce talent dans la rédaction de votre CV. 

Voici, dans l’ordre optimal, les rubriques que doivent contenir votre CV de secrétaire :

• En-tête avec vos informations de contact, liens et titre.
• Une photo (optionnelle mais recommandée).
• Une accroche de CV percutante
• Vos expériences professionnelles.
• Vos diplômes et formations.
• Les outils informatiques que vous maîtrisez le mieux.
• Les langues étrangères que vous parlez.
• Une section supplémentaire au besoin (centres d’intérêt, bénévolat, certifications).

L’en-tête et le titre de votre CV ne sont peut-être que des formalités, mais ils peuvent suffire à donner une mauvaise impression au recruteur, alors mieux vaut les soigner.

Un en-tête efficace est minimaliste. Vous connaissez l’expression anglaise « less is more » ? Contentez-vous d’inscrire votre nom, prénom, numéro de portable (et non fixe), email (évitez les adresses et pseudos peu professionnels), nom et le code postal de votre ville. Vous pouvez éventuellement ajouter le lien vers votre profil Linkedin si vous en avez un, et le tour est joué !

Le titre de votre CV doit clairement énoncer le poste que vous visez, ainsi qu’apporter des précisions sur vos compétences de secrétaire clés ou spécialités.

Exemples d’en-tête et de titre pour un CV de secrétaire administratif(ve)

Dans cet exemple, le candidat met en évidence dans le titre du CV sa maîtrise des langues ; un atout de taille qui, placé en haut du CV, devrait rapidement accrocher l’attention du recruteur.

Pour ce qui est de la photo ; bien que celle-ci ne soit pas obligatoire en France, il est recommandé d’en ajouter une. En tant que secrétaire vous êtes souvent en relation avec des visiteurs, la direction, les employés... Il est donc crucial d’avoir une présentation irréprochable. Pour le prouver, vous pouvez joindre une photo de vous professionnelle et avenante. Voici tout ce qu’il faut savoir sur la photo de CV.

Pour plus de conseils et d’exemples concrets sur la rédaction d’une structure optimale de CV, suivez ce guide sur la Trame CV.

Conseil d’expert 
Vous voulez gagner du temps et avoir un CV de secrétaire prêt rapidement et parfaitement structuré ? Nos modèles de CV modernes appliquent tous les conseils de ce guide et peuvent être personnalisés et adaptés à votre profil. 

Le logiciel de Zety rédige votre CV à votre place. Indiquez votre poste et glissez-déposez les compétences et les expériences qui vous décrivent le mieux. Le résultat ? Un excellent CV en un rien de temps. Commencez à faire le vôtre ici.

 

Quand vous aurez terminé, le logiciel jaugera votre CV et vous permettra de savoir exactement quoi améliorer pour un CV encore meilleur. Vous pourrez également le partager avec vos proches pour connaître leur opinion.

2. Réussir la phrase d’accroche de son CV de secrétaire

Une phrase d’accroche est sans doute l’élément le plus important de votre CV ; elle sert à présenter votre profil, ainsi qu’à mettre en avant vos principales forces pour le poste. 

C’est la première chose que le recruteur va lire, donc autant la soigner. Mais attention ! Votre accroche sera différente en fonction de votre niveau d’expérience… Démonstration.

Exemple de phrase d’accroche CV de secrétaire confirmé(e)

Le deuxième exemple n’est pas assez précis. On sent que la candidate est expérimentée mais l’employeur attendra davantage de preuves concrètes. 

En tant que secrétaire expérimenté(e), il est indispensable de pouvoir démontrer en peu de mots tout votre savoir-faire acquis au fils des années, comme dans le premier exemple. N’hésitez pas à ajouter des chiffres pour parler de vos réalisations !

L’approche sera légèrement différente pour un/une secrétaire junior.

Exemple de phrase d’accroche CV secrétaire débutant(e)

Le deuxième exemple n’est pas catastrophique mais la candidate n’en dit pas assez sur ses compétences et surtout, elle manque cruellement de motivation et de confiance en elle. 

Pour décrocher un poste de secrétaire en tant que débutant(e), il faut se montrer plus sûr(e) de vous, comme dans le premier exemple. La candidate démontre qu’elle est formée et peut être rapidement opérationnelle ; de quoi convaincre l’employeur de lui donner sa chance. 

Voyons maintenant comment présenter vos expériences professionnelles.

Conseil d’expert
D’après une étude de Tilkee (un logiciel de tracking de candidature) un recruteur prend en moyenne 34 secondes pour lire un CV. En tant que premier élément concret du CV, votre accroche doit être courte et directe. Voici plus de conseils sur le profil de CV.

3. Mettre en avant ses expériences sur un CV de secrétaire

Oubliez les énormes pavés de texte pour décrire chacune de vos expériences professionnelles.

Pour éviter que le recruteur ne s’endorme sur votre CV ou, pire, le jette carrément à la poubelle, un conseil : allez droit au but ! Quelques bullet points concis par expérience suffiront.

Décrire ses expériences professionnelle sur un CV secrétaire débutant(e)

Même si vous n’avez pas beaucoup d’expérience, il est nécessaire de faire un effort pour détailler au maximum vos expériences professionnelles.

Préférez le premier exemple au deuxième, qui développe point par point les responsabilités de la candidate dans son poste. Même si cela n’est pas toujours facile, essayez autant que possible de donner des chiffres ; cela éclairera le recruteur sur vos compétences. 

Valoriser ses expériences sur un CV secrétaire expérimenté(e)

Le manque de détails du second exemple fait passer la candidate à côté de la possibilité de prouver ses qualités pour le métier de secrétaire de direction. 

Le premier exemple est beaucoup plus convaincant, d’autant qu’il précise un résultat majeur qui devrait marquer l’esprit du recruteur. Comme dans cet exemple, essayez d’ajouter un/des exemple(s) de réalisation(s) dont vous êtes fier/fière et qui seront utiles pour le poste visé. 

Passons maintenant à la rubrique “Etudes”.

Conseil d’expert
Pensez à adapter les descriptions de vos expériences professionnelles à chaque offre d’emploi que vous postulez. Les missions, les compétences et les réalisations que vous mettez en avant doivent correspondre autant que possible à celles mentionnées dans l’offre. 

4. Parler de ses études dans un CV de secrétaire

Bac général, Bac Pro secrétariat, BTS Support à l’action managériale, Licence Pro gestion des organisations… Quels que soient vos diplômes, il est indispensable d'ajouter sa formation sur un CV. 

Mais vous ne les présenterez pas de la même manière en fonction de si vous êtes un professionnel confirmé ou débutant. 

Mentionner ses études sur un CV secrétaire confirmé

Si vous avez beaucoup d’expérience et que vos diplômes remontent à plus de 10 ans, inutile de vous attarder sur cette rubrique, mieux vaut garder de la place pour parler de vos expériences professionnelles. Précisez simplement le nom du diplôme, l’école et l’année d’obtention. 

Par contre, si vous débutez dans le métier, mieux vaut profiter de cette section pour appuyer un peu plus vos compétences.

Mettre l’accent sur sa formation sur un CV secrétaire débutant

En règle générale, il est bien vu de préciser ses matières fortes et pourquoi pas les moyennes dans ses disciplines, ainsi qu’un ou deux accomplissements (ex. : vainqueur d’un concours, membre d’une association, sujet de mémoire…).

Une fois encore, il convient d’adapter les différents points de cette section aux offres d’emploi auxquelles vous postulez. Concentrez-vous sur ce qui est important pour ce job, pas pour n’importe quel poste de secrétaire. 

Vous avez bientôt fini... Il ne vous reste plus qu’à mettre en avant vos compétences. 

5. Lister des compétences adaptées au poste de secrétaire

Tout CV qui se respecte se doit d’inclure un récapitulatif des compétences clés du candidat.

Mais comment savoir quelles compétences ajouter sur votre CV de secrétaire ?

Voici une méthode simple pour le savoir…

• Listez les compétences les plus importantes qui figurent dans l’offre d’emploi. 
• Relisez les autres sections de votre CV pour extraire vos compétences personnelles. 
• Comparez les deux listes : tous les éléments communs doivent figurer sur votre CV. 
• 5-6 points sont suffisants (ne dépassez pas 10).

Aussi, votre liste doit idéalement combiner compétences comportementales (“savoir-être”) et compétences techniques (“savoir-faire”).

Justifier ses compétences sur un CV de secrétaire senior

Comme dans cet exemple, un(e) secrétaire confirmé(e) peut largement s’appuyer sur son expérience passée pour prouver ses compétences, à l’aide d’exemples et de chiffres. 

Un(e) secrétaire débutant(e) a un peu moins de matière, il/elle peut donc s’aider de ses soft skills (c’est-à-dire des compétences liées à la personnalité).

Lister ses compétences sur un CV de secrétaire débutant

• Sens du relationnel : modération du groupe de discussion de mon université
• Gestion de projet : organisation d’une réunion de 50 personnes (stage)
• Accueillir une clientèle : hôtesse d’accueil à un évènement automobile (job d’été)
• Prise d’initiative et autonomie 
• Communication 

Bien que débutant, ce candidat s’appuie sur son parcours universitaire, ses stages et ses jobs d'été pour prouver ses compétences. Un effort qui sera certainement bien vu par le recruteur.

Vous êtes en panne d’inspiration ? Voici pour vous aider une liste des principaux savoir-faire ainsi que des compétences comportementales et techniques pour un poste de secrétaire.

Principales compétences opérationnelles pour un CV de secrétaire 

• Accueillir une clientèle
• Planifier des rendez-vous
• Orienter les personnes selon leur demande
• Réaliser la gestion administrative du courrier
• Saisir des documents numériques
• Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
• Organiser des déplacements professionnels
• Définir des besoins en approvisionnement
• Suivre l'état des stocks
• Préparer les commandes

Top compétences comportementales pour un CV de secrétaire 

• Capacité d’adaptation
• Aisance relationnelle
• Esprit d’équipe
• Qualité d’écoute
• Diplomatie
• Sens du service
• Rigueur et méthode
• Résistance au stress

Top compétences techniques recherchées chez un(e) secrétaire

• Techniques de prise de notes
• Outils bureautiques (word, excel, power point…)
• Règles d'affranchissement du courrier
• Modalités d'accueil
• Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)

Pour tout savoir sur hard skills et soft skills, et sur la meilleure manière de les valoriser sur votre CV, consultez tous nos conseils sur les compétences dans le CV, mais aussi les qualités sur un CV.

Conseil d’expert
Si vous avez au moins 2 compétences informatiques, il est conseillé de créer une rubrique dédiée. Pensez à indiquer votre niveau de maîtrise des logiciels via, par exemple, un système d’étoiles (1 étoile = maîtrise basique et 5 étoiles = maîtrise parfaite). 

6. Ajouter une rubrique supplémentaire à son CV de secrétaire

Si vous souhaitez préciser d’autres informations qui pourraient intéresser le recruteur, c’est le moment d’ajouter une ou plusieurs rubriques à votre CV. 

Les langues étrangères : un atout de taille sur un CV de secrétaire

Entreprise française ou non, la maîtrise d'une langue étrangère sera toujours apprécié. Si vous êtes bilingue ou avez un très bon niveau dans une autre langue que le français, mettez le en avant dans le titre de votre CV ainsi que dans votre accroche. 

Si vous êtes débutant(e), sachez qu’un bon niveau en anglais, espagnol ou tout autre langue étrangère, peut être un réel atout qui pourrait même compenser votre manque d’expérience. 

Consultez notre guide pour comprendre comment indiquer votre niveau de langue sur votre CV, et soyez encore plus précis(e) pour le niveau d'anglais sur le CV.

Centres d’intérêt sur un CV de secrétaire

Comme toutes les autres rubriques de votre CV, les centres d’intérêt doivent venir renforcer votre candidature. Il n’est donc utile de les mentionner que s’ils ont une vraie valeur ajoutée.

Vous êtes champion(nne) de natation ou vous avez remporté un concours d’éloquence à l’université ? Mentionnez-le, cela indique une discipline personnelle et des talents utiles au poste. En revanche si vous êtes un(e) nageur(euse) du dimanche ou que vous aimez prendre des photos avec votre Iphone, pas la peine d’ajouter cette rubrique.

De manière générale, la rubrique centres d’intérêt ne présente un réel intérêt que pour les profils junior, car elle permet d’ajouter des compétences/talents pour renforcer sa candidature. Mais, pour un poste à responsabilités, vous pouvez tout à fait vous en passer.

Certifications et autres rubriques additionnelles d’un CV de secrétaire

Vous faites du bénévolat ou avait obtenu une certification pertinente ? Assurez-vous d’en informer votre futur employeur en créant une rubrique additionnelle. 

Voici comment :

Pas la peine d’en faire des montagnes, quelques lignes pour expliquer votre implication associative et vos tâches, et cela fera l’affaire. 

Voilà, toutes les sections de votre CV de secrétaire sont rédigées. 

Il ne vous reste plus qu’à rédiger votre lettre de motivation...

Quoi de mieux qu’une lettre de motivation qui accompagne parfaitement votre CV ? Vous pouvez créer votre lettre de motivation en ligne ici, à partir du même modèle que votre CV. Voici à quoi votre candidature pourrait ressembler :

CRÉEZ UNE LETTRE DE MOTIVATION EN LIGNE

Voir plus de modèles pour lettre de motivation et commencer à rédiger la vôtre

7. Accompagner son CV d’une lettre de motivation de secrétaire

Certains employeurs demandent explicitement une lettre de motivation. D’autres non. La plupart cependant s’attendent à en recevoir une. L’omettre risque fortement de saboter vos efforts. 

 Pour augmenter vos chances d’accéder à l’entretien, optez pour une lettre de motivation : 

• courte et accrocheuse (200 mots),
• qui appuie votre CV, 
• prouvant vos valeurs et objectifs communs avec l’entreprise, 
• annonçant clairement ce que vous pouvez apporter à l’entreprise. 

Tous les détails sont dans nos guides pour faire une lettre de motivation de secrétaire (ou secrétaire administrative), une lettre de motivation d'assistant(e) administratif(ve), ou lettre de motivation d'assistant(e) de direction.

Conseil d’expert
La profession de secrétaire figure dans le top des métiers du service les plus demandés en France. S’il n’est pas difficile de trouver des offres d’emploi dans ce secteur, sortir du lot peut, en revanche, être plus complexe… Raison de plus pour préparer une lettre de motivation.

8. Récapitulatif pour réussir votre CV de secrétaire

Prêt(e) à rédiger votre CV de secrétaire parfait ?

Avant de vous lancer, voici une liste récapitulative des étapes à suivre : 

• Utiliser une mise en page aérée. 
• Soigner l’en-tête (informations de contact, titre, accroche et une photo).
• Récapituler son CV de secrétaire dans une accroche.
• Présenter ses expériences professionnelles, en indiquant vos réalisations.
• Lister ses études et leur apport (surtout pour les candidats débutants).
• Bien choisir ses compétences pour renforcer ses expériences professionnelles. 
• Intégrer une rubrique supplémentaire.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre guide. Si vous avez encore des questions ou avez des questions concernant la création d’un CV de secrétaire, la parole est à vous !

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Sources

• https://statistiques.pole-emploi.org/bmo/geo?le=0&na=0&pp=2019&ss=1