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Lettre de motivation secrétaire administrative (tous profils)

Lettre de motivation secrétaire administrative (tous profils)

Vous cherchez une méthode simple et efficace pour rédiger une lettre de motivation secrétaire administratif·ve ? Vous êtes au bon endroit, scrollez et suivez le guide !

Claire Kadjar
Claire Kadjar
Rédactrice experte en recrutement

Débutant·e ou expérimenté·e, vous cherchez un poste de secrétaire administratif·ve.

 

Comme beaucoup de candidats, la lettre de motivation vous effraie particulièrement, car vous n’en avez jamais écrit ou pas écrit depuis très, très, longtemps. 

 

A tel point que vous êtes même tenté·e de ne pas en écrire du tout, et d’envoyer uniquement votre CV. “ Qui écrit encore des lettres de motivation en 2021 ? C’est ‘so 2000’. “

 

Grave erreur ! La lettre de motivation demeure une pratique courante. Et ce, pour la simple et bonne raison qu'elle permet aux recruteurs de faire le tri et de repérer les candidats les plus motivés. 

 

Si vous voulez décrocher un entretien, ne faites pas l’impasse sur la lettre de motivation secrétaire administratif·ve ! Suivez ce guide pour la rédiger simplement. 

 

Dans ce guide pas à pas, vous trouverez tous nos conseils de pro, un modèle de lettre et des exemples précis pour rédiger une lettre de motivation secrétaire administratif·ve spontanée ou en réponse à une annonce, aussi bien pour des profils débutants qu’expérimentés. 

 

Besoin d’une lettre de motivation parfaite en quelques minutes ? Écrivez-la dans notre créateur de lettre de motivation en ligne. Choisissez l’un des 18 modèles professionnels de lettre de motivation, et adoptez le même style pour votre CV !

 

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Commençons tout de suite par voir un exemple de lettre de motivation candidature spontanée pour un poste de secrétaire administrative.

 

Modèle de lettre de motivation candidature spontanée secrétaire administrative (profil débutant)

 

Adeline Blondel

06 17 82 57 64

blondel.adeline@outlook.com

75013 Paris

 

Cabinet Comptable Expertica

9 Rue Nicolas Roret,

75013 Paris

 

À Paris, le 1er mars 2020

 

Objet : Candidature spontanée secrétaire administrative (disponible dès maintenant)

 

Bac professionnel secrétariat validé et avec plusieurs stages en secrétariat à mon actif, je souhaite me consacrer à la gestion administrative d’un cabinet de comptabilité réputé. Ayant lu dans la revue “Le monde du chiffre” que vous étiez en plein développement, je me permets de vous faire parvenir ma candidature spontanée pour un poste de secrétaire administrative. 

 

Au cours de mon cursus académique, j’ai acquis les bases de la communication avec les interlocuteurs internes et externes (par e-mail, téléphone ou en personne) et ai appris à manier des outils de comptabilité (Ciel et EBP Compta) et de gestion commerciale (Sage), ainsi qu’à rédiger tout type de documents administratifs ; du simple e-mail, en passant par des rapports de 20 pages et des compte-rendus de réunions. Les 2 stages que j’ai effectués dans des cabinets de comptabilité m’ont permis de mettre en pratique ces compétences et de confirmer mon envie de me spécialiser dans le domaine de la gestion administrative d’un cabinet de comptabilité.

 

Mes maîtres de stage (dont vous trouverez les lettres de recommandation en pièces jointes) disent de moi que je suis d’une “efficacité redoutable”. Je me distingue aussi par mon excellente maîtrise des logiciels informatiques, mes capacités rédactionnelles et ma bonne compréhension des enjeux de l’activité comptable. Je pense donc avoir toutes les qualités pour vous assister au quotidien et répondre aux standards d’excellence de votre cabinet.

 

Je serais ravie d’avoir l’occasion de vous rencontrer lors d’un entretien pour vous exposer de vive voix ma motivation et la meilleure manière de mettre à profit mes compétences pour optimiser au mieux la gestion administrative de votre cabinet.

 

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

 

Adeline Blondel

06 17 82 57 64

 

Le guide qui suit a pour vocation de vous aider à rédiger une lettre de motivation secrétaire administratif·ve tout aussi convaincante. Quel que soit votre niveau d’expérience et le poste visé, vous verrez qu’il n’est pas si difficile d’adapter cet exemple à votre profil !

 

Vous n’oubliez rien ? Pour accompagner votre lettre, songez à faire (ou refaire) votre CV. Voici le guide dédié à la rédaction d’un CV de secrétaire administratif(ve).

 

1. Structure type d’une lettre de motivation de secrétaire administratif·ve

 

Le secret pour rédiger facilement une lettre de motivation secrétaire administratif·ve ? Suivre à la lettre, comme une recette de cuisine, une méthode qui a fait ses preuves dans le passé. 

 

Première étape : bien avoir la structure de la lettre en tête. Celle-ci se décompose en plusieurs paragraphes, dont chacun a un objectif bien précis. 

 

  1. Commencez par un en-tête simple, mais complet.
  2. Donnez un objet précis à votre lettre.
  3. Saluez votre lecteur sobrement.
  4. Débutez par un paragraphe saisissant.
  5. Parlez de vos compétences et expériences.
  6. Mettez en avant vos qualités et faites le lien avec l’entreprise.
  7. Demandez un entretien.
  8. Terminez par une formule de politesse.
  9. Signez.

Conseil d’expert
Si vous vous sentez à l’aise dans l’exercice, n’hésitez pas à vous écarter des sentiers battus, pour écrire une lettre de motivation plus personnalisée pour vous démarquer. Mais attention car ce type d'approche est plus risquée, surtout dans un secteur assez traditionnel (et peu créatif) comme celui du secrétariat administratif. Suivez ce guide sur la rédaction d’une lettre de motivation originale pour être sûr·e de ne pas faire fausse route !

2. Préciser la demande avec un objet de lettre de motivation secrétaire administratif·ve

 

Vous qui avez l’habitude de rédiger des courriers dans le cadre de votre métier, vous connaissez certainement l’importance d’un bon objet de lettre.

 

Voici, pour rappel, les éléments à inclure dans un bon objet de lettre : 

  • Type de candidature (réponse à une offre ou candidature spontanée).
  • Intitulé du poste que vous visez.
  • Compétence clé (par exemple votre niveau dans une langue étrangère).
  • Disponibilités (ex: disponibilité immédiate)

 

Exemples d’objets de lettre de motivation secrétaire administratif·ve

Right

Secrétaire Administrative d'Expertise Comptable (disponible immédiatement)

Secrétaire Administratif bilingue français/anglais

Wrong

Candidature spontanée 

Secrétaire Administratif en recherche d’emploi

Besoin d’un peu plus d’inspiration ? Voici de nombreux exemples d’objets pour lettre de motivation ou email de motivation

 

Une lettre de motivation sans un bon CV n’a aucune chance. Notre intuitif designer de CV est conçu pour vous aider à créer un CV facilement et rapidement. Faites votre CV en quelques clics à partir d’un de nos 18 modèles de CV à remplir en ligne et télécharger en PDF.

 

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3. Bien introduire sa lettre de motivation secrétaire administratif·ve

 

Les premières impressions sont déterminantes, surtout quand on postule un emploi.

 

Débutez votre lettre par un sobre et professionnel “Madame, Monsieur,” (à personnaliser si vous savez qui recrute). Puis, lancez-vous dans le paragraphe d’accroche de lettre de motivation, dont le but est de : 

  • Présenter succinctement votre profil et votre parcours.
  • Donner envie au recruteur de lire la suite de votre lettre.
  • Annoncer quelques compétences clés recherchées par le recruteur.

 

Découvrons comment mettre ces conseils en pratique.*

 

Deux exemples pour débuter sa lettre de motivation secrétaire administratif·ve (senior)

Correct

Depuis 5 ans, je m'épanouis et m’investis pleinement dans mon métier de secrétaire administrative médicale, afin d’aider les patients dans leurs démarches de santé et assurer le bon fonctionnement des centres de soin. Dévouée, organisée et à l’écoute des patients et des équipes internes, j’aimerais apporter toute mon expérience et mes compétences au poste de Secrétaire Administrative du Département Ophtalmologique de votre centre de santé. 

Incorrect

Secrétaire administrative avec 5 ans d’expérience, je vous présente ma candidature pour le poste de Secrétaire Administrative au sein de votre centre de santé.

Pas de place au doute : la première candidate est de loin la plus convaincante. Elle met en avant son expérience, sa passion et ses qualités clés pour le poste. La seconde, en se contentant d’une introduction banale et minimale, fera très mauvaise impression. 

Conseil d’expert
Dans le cas d’une lettre de motivation candidature spontanée secrétaire administratif·ve, il faut être encore plus persuasif·ve. Comme l’entreprise n’a a priori pas de besoins en recrutement et ne s’attend pas à recevoir votre lettre, il est important de préciser dès l’accroche pourquoi vous êtes indispensable à l’entreprise, pourquoi cette dernière a intérêt à créer un poste pour vous. Consultez ce guide pour en savoir plus sur la rédaction d’une lettre de candidature spontanée.

4. Valoriser vos expériences et de vos compétences dans une lettre de motivation secrétaire administratif·ve

 

La règle d’or de toute lettre de motivation est d’aller droit au but. 

 

Chaque information doit avoir son importance et aider le recruteur à prendre une décision (si possible positive) quant à la suite à donner à votre candidature. 

 

En ce qui concerne votre parcours professionnel, concentrez-vous sur les expériences qui vous ont permis de développer des compétences utiles pour le job visé.

 

Pour une lettre de motivation de secrétaire administratif·ve débutant(e), parlez de vos études, de vos stages et des compétences que vous souhaitez développer dans ce métier. Insistez sur les raisons pour lesquelles cela vous tient à cœur.

 

Exemple parcours professionnel pour une lettre de motivation secrétaire administrative sans expérience

Correct

Au cours de mon dernier stage de 6 mois, j’ai eu l’opportunité de suivre une formation en communication d’une semaine, qui m’a permis de perfectionner mes compétences en rédaction d’email et d’échanges téléphoniques. J’ai aussi beaucoup appris au contact de mon maître de stage, qui a exercé le métier de secrétaire administratif pendant 10 ans. Il m’a notamment appris à utiliser des logiciels de gestion de tâche, comme Easynote et Teamwork, et à rédiger tous types de documents administratifs (notes, lettres de missions, synthèses, rapports etc).

Incorrect

Polyvalent et touche-à-tout, je m’adapte facilement à toutes les tâches du quotidien. J’ai une grande soif d’apprendre et serais ravi de pouvoir développer les compétences que j’ai apprises au cours de ma formation au sein de votre entreprise. 

Dans le premier exemple, le candidat débutant choisit de parler de sa dernière expérience en stage pour mettre en avant les compétences acquises en communication, en organisation et en rédaction. Un bon moyen d’informer et de rassurer le recruteur sur ses compétences.

 

Le second exemple est moins percutant, car trop vague. Il ne mentionne aucune compétence spécifique, ce qui ne manquera pas de faire fuir le recruteur.

Conseil d’expert
Vous voulez devenir secrétaire administratif·ve dans la fonction publique ? Oubliez la lettre de motivation et le CV. Vous devez réussir un concours externe ou interne pour y prétendre. Les secrétaires administratifs sont des personnels de catégorie B, qui assurent les fonctions dites d'application (connaissance et application des textes législatifs et réglementaires en vigueur). Collèges, universités, rectorats, ministères... Autant de lieux où ils/elles peuvent exercer.

5. Résumer les qualités qui font de vous un/une secrétaire administratif·ve d’exception

 

Vos compétences techniques, telles que la maîtrise des logiciels (de traitement de texte, de comptabilité, de facturation, d’organisation…), sont essentielles pour exercer le métier de secrétaire administratif·ve, mais les qualités comportementales sont tout aussi cruciales.

 

Selon une enquête de 2019, les soft skills (le savoir-être) sont jugées importantes voire très importantes par 87% des recruteurs. Dans le cas d’un poste de secrétaire administratif·ve, ces qualités comportementales peuvent, par exemple, être : l’autonomie, la gestion des priorités, l’expression orale ou encore le travail en équipe. 

 

N’hésitez pas à résumer vos soft skills dans ce dernier paragraphe, surtout dans le cas d’une lettre de motivation de secrétaire débutant·e. Enfin profitez-en pour rappeler votre motivation.

 

Résumer ses soft skills et montrer sa motivation pour un poste de secrétaire administratif·ve

Correct

Mes points forts sont mon dynamisme, mon autonomie et ma rigueur ; des qualités que j’aimerais mettre à profit, pour optimiser la coordination entre votre entreprise et ses divers interlocuteurs (clients, fournisseurs, etc.), pour prendre en charge le suivi administratif complet des dossiers (dossiers de travaux, contrats de maintenance, devis et factures etc.) et opérer le rapprochement comptable. Autant d'atouts qui soulageront la direction, mais aussi amélioreront la gestion quotidienne de l’activité et l’efficacité de vos travaux d’électricité.

Incorrect

Travailler pour une entreprise comme la vôtre serait un privilège. J’espère que ma candidature aura su vous convaincre, et je me tiens à votre entière disposition pour un éventuel entretien.

Le premier exemple fait état de qualités comportementales fondamentales pour le poste de secrétaire administratif·ve. Le second n’est qu’un copié-collé que l’on rencontre au quotidien dans les lettres de motivation ; il ne peut que porter préjudice à votre candidature.

Conseil d’expert
Pour une candidature spontanée, il serait idéal, pour ce paragraphe, de vous renseigner sur l’entreprise. Faites un tour sur son site, cherchez des choses à améliorer au niveau de la gestion administrative de l’entreprise. Gardez en tête que dans une candidature spontanée, il faut créer un besoin dont l’employeur n’a pas encore connaissance.

6. Conclure sa lettre de motivation secrétariat administratif en demandant un entretien

 

Faire preuve d’initiative et avoir un bon sens commercial sont deux qualités très recherchées chez un·e secrétaire administratif·ve. Il n’y a pas plus convaincant pour un recruteur que de vous voir à l'œuvre ! Alors foncez ; osez demander un entretien directement au recruteur.

 

Vous pouvez même aller jusqu’à suggérer un créneau horaire. Aidez-vous de ces nombreux exemples de conclusions de lettre de motivation pour trouver des idées. 

 

Terminez par une formule de politesse de lettre classique. La courtoisie avant tout !

 

Plus facile à dire qu’à faire ? Voici un exemple pour vous aider.

 

Exemple de demande d’entretien pour un emploi de secrétaire administratif·ve

Correct

Accordez-moi un entretien rapide et je saurai vous convaincre de l’intérêt de mes compétences pour la gestion du secrétariat administratif de votre département RH. Je suis disponible tous les jours de la semaine de 9h à 18h et je peux me déplacer en personne dans vos bureaux. 

Incorrect

J’espère avoir la chance de vous rencontrer lors d’un éventuel entretien.

La confiance en soi est une qualité appréciée dans à peu près tous les secteurs d’activité, y compris dans le secrétariat administratif. Alors faites comme dans le premier exemple : demandez un entretien en faisant preuve d’assurance (et non d’arrogance). 

 

Trop hésitant, le second exemple ne convainc pas le recruteur : il faut trouver mieux ! 

 

7. Mettre en page sa lettre de motivation secrétaire administratif·ve

 

Votre lettre est rédigée, mais n’appuyez pas encore sur "Envoyer".

 

Il vous reste une dernière étape : la mise en page. 

 

Rassurez-vous, la mise en page d’une lettre de motivation secrétaire adminitratif·ve ne devrait pas vous prendre plus de quelques minutes, car elle se doit d’être sobre et classique.

 

Voici quelques astuces en matière de présentation de lettre de motivation pour lui donner fière allure : 

  • Police de caractère de lettre (Arial, Times New Roman, Helvetica). 
  • Taille de police suffisante (entre 10 et 12 pt).
  • Saut de ligne entre les différents paragraphes.
  • 200 à 250 mots (15/20 lignes) idéalement.
  • Orthographe impeccable.

Conseil d’expert
Après avoir sauvegardé votre CV et lettre de motivation secrétaire administratif au format PDF, envoyez ces documents à votre adresse e-mail et vérifiez leur affichage, y compris sur votre mobile. L’idéal est que le lecteur n’ait quasiment pas à zoomer pour lire les documents. 

Conclusion et points essentiels à retenir

 

La lettre de motivation est un passage obligé pour maximiser vos chances de décrocher un entretien pour un poste de secrétaire administratif·ve, du moins dans le privé. 

 

Mais inutile de redouter cet exercice comme la peste : il suffit de suivre la structure d’une lettre de motivation type, de mettre en avant vos compétences techniques ainsi que vos expériences professionnelles, sans oublier de citer vos softs skills les plus pertinentes pour le poste. 

 

Le petit plus qui fera la différence : personnaliser votre lettre. Aussi, montrez que vous avez confiance en vous en demandant sans détour un entretien. Votre courage paiera sûrement ! 

 

Des questions pour rédiger une lettre de motivation secrétaire administratif·ve personnalisée et convaincante ? Posez-les en commentaire ! Nous y répondrons rapidement et vous donnerons des conseils. 

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Claire Kadjar
Claire Kadjar
Claire Kadjar est une rédactrice spécialisée en recrutement chez Zety. Son but est d'accompagner les candidats à franchir avec succès toutes les étapes du processus d'embauche. Ses guides complets et truffés de conseils pratiques vous aideront à passer maître en l'art de rédiger un CV et une lettre de motivation en or et ce, quelque soit votre profil !

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