Lettre de motivation secrétaire (exemple débutant polyvalent)

Lettre de motivation secrétaire (exemple débutant polyvalent)

Chaque entreprise, ou presque, a besoin d'un(e) secrétaire. Les candidats sont très nombreux... Soyez le ou la meilleur(e) avec une lettre de motivation pour secrétaire au niveau.

Timothé Ameline
Timothé Ameline
Rédacteur expert en recrutement

Dans la fonction publique ou dans le privé, sans secrétariat, pas de client. Un bureau vide peu accueillant et le reste de l’équipe surchargé de travail.

 

Mettons les choses au clair : sans secrétaire, une entreprise ne va pas bien loin. Celui ou celle qui occupe ce poste est chargé(e) de beaucoup trop de choses indispensables au quotidien.

 

Assez facilement accessibles, les offres d’emploi de secrétaire sont rapidement assaillies par des dizaines de candidats. Une lettre de motivation pour secrétaire va vous différencier… Si vous la réussissez.

 

Ce guide va vous montrer un exemple de lettre de motivation secrétaire, en plus d’un guide contenant tous nos conseils pour rédiger cette lettre de motivation étape par étape.

 

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Commençons par voir un exemple de lettre de motivation de secrétaire.

 

Modèle de lettre de motivation secrétaire débutant(e)

 

Estelle Rioux

06 17 82 57 64

rioux.estelle@outlook.com

49000 ANGERS

 

MédicAction

Ressources humaines

12 Boulevard du Roi René

49006 ANGERS

 

À Angers, le 18 décembre 2019

 

Objet : Candidature secrétaire standardiste (disponible dès maintenant)

 

Madame, Monsieur,

 

Bac professionnel secrétariat validé et avec plusieurs stages en secrétariat à mon actif, je souhaite débuter ma carrière à MédicAction comme secrétaire à temps plein. Formée au phoning, douée de qualités relationnelles et en communication, ainsi que d’un sens naturel de l’organisation, je saurais vous offrir une tenue irréprochable du standard téléphonique et de l'accueil physique.

 

J’ai passé plusieurs semaines, lors de mes précédents stages, à perfectionner la qualité de mes échanges téléphoniques, mais également de ma réactivité en toute situation. Je peux notamment gérer des appels simultanés ou prioriser, de manière autonome, les requêtes les plus urgentes. En outre, je sais trier et classer les documents administratifs, gérer un agenda et prévoir des déplacements professionnels avec précision et prévision.

 

Ce qui me distingue particulièrement, c’est mon aptitude à garder une attitude courtoise, professionnelle et positive, même dans les situations de stress ou face aux contacts et questions les plus retorses. Pour votre entreprise, vendant du matériel médical et ayant sans cesse à gérer des urgences, mon sang froid et ma rigueur vous seront d’autant plus utiles.

 

Je serais ravie d’être le fiable et fluide relais entre services commerciaux, logistiques et vos clients. C’est pourquoi j’aimerais discuter avec vous, lors d’un entretien, de cette opportunité.

 

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

 

Estelle Rioux

06 17 82 57 64

 

Le guide suivant a pour vocation de vous aider à obtenir un résultat aussi probant pour votre propre lettre de motivation de secrétaire. Quels que soient votre niveau d’expérience et le poste, vous verrez qu’il n’est pas si difficile d’adapter cet exemple !

 

Pour compléter votre candidature, il est peut-être temps de faire ou refaire un CV aussi bon. Voici le guide dédié à la rédaction d’un CV.

 

Comment faire une lettre de motivation de secrétaire

 

Voici un guide étape par étape pour écrire une lettre de motivation secrétaire polyvalent(e), débutant(e), etc.

 

1. Suivre un plan pour sa lettre de motivation secrétaire

 

Les projets de recrutement de secrétaire figurent dans le top des métiers du service les plus demandés. Trouver une offre d’emploi ne sera pas l’étape difficile. C’est de sortir vainqueur du processus de recrutement qui va l’être.

 

La bataille va être rude pour tenir l’indispensable rôle de secrétaire pour l’employeur. Pour être le ou la meilleur(e) :

 

  1. Commencez par un en-tête simple, mais complet.
  2. Donnez un objet précis à votre lettre.
  3. Saluez votre lecteur sobrement.
  4. Débutez par un paragraphe saisissant.
  5. Parlez de vos compétences et expériences.
  6. Mettez en avant vos qualités et faites le lien avec l’entreprise.
  7. Demandez un entretien.
  8. Terminez par une formule de politesse.
  9. Signez.

Conseil d’expert
Votre mise en page sera assez sobre. Faites tout de même votre CV sur un modèle de CV moderne, puis utilisez le même style pour votre lettre. Ce qui compte, c’est d’arriver à intéresser le lecteur dès le premier regard. Rien de tel que des documents qui vont esthétiquement bien ensemble.

2. Préciser la demande avec un objet de lettre de motivation secrétaire

 

Les chances pour que vous ayez l’habitude des échanges de courriers et de courriels à votre poste de secrétaire sont très élevées. Vous connaissez donc l’importance d’un bon objet en début de lettre ou d’email.

 

C’est très simple à inventer :

  • Type de candidature (réponse à une offre, spontanée).
  • Intitulé du poste.
  • Disponibilités ou information clé (par exemple votre niveau dans une langue étrangère).

 

Besoin d’inspiration ? Voici de nombreux exemples d’objet pour lettre de motivation ou email de motivation.

 

Une lettre de motivation sans un bon CV n’a aucune chance. Notre intuitif designer de CV est conçu pour vous aider à créer un CV facilement et rapidement. Faites votre CV en quelques clics à partir d’un de nos 18 modèles de CV à remplir en ligne et télécharger en PDF.

 

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3. Commencer sa lettre de motivation pour secrétaire

 

La première impression est la clé.

 

Avec un(e) secrétaire standardiste impoli(e) au téléphone ou à l’accueil, le client ne gardera pas un bon souvenir de son expérience. Il faut réussir le tout début de son interaction.

 

Débutez par un sobre “Madame, Monsieur,” (à modifier si vous savez qui recrute). Puis, lancez-vous dans le paragraphe le plus décisif, l’accroche de lettre de motivation, qui :

  • donne envie de lire la suite,
  • introduit votre parcours et vos capacités,
  • annonce un objectif et une forte motivation,
  • prépare le terrain avec une ou deux compétences clés recherchées par l’employeur.

 

Deux exemples pour débuter sa lettre de motivation secrétaire

 

Correct

Bac professionnel secrétariat validé et avec plusieurs stages en secrétariat à mon actif, je souhaite débuter ma carrière à MédicAction comme secrétaire à temps plein. Formée au phoning, douée de qualités relationnelles et en communication, ainsi que d’un sens naturel de l’organisation, je saurais vous offrir une tenue irréprochable du standard téléphonique et de l'accueil physique.

Incorrect

Diplômée d’un bac professionnel secrétariat du Lycée Professionnel La Roseraie, je suis actuellement à la recherche d’un poste de secrétaire. Votre offre d’emploi a tout de suite attiré mon attention, étant exactement ce que je recherche. Je pense être la candidate idéale pour ce poste.

 

La seconde option manque beaucoup trop d’entrain. Le recruteur ne pourra que se dire “encore cette lettre ? Je l’ai déjà lue 100 fois”. La première en revanche, coche toutes les cases. Intéressantes, détaillée et utile au recruteur pour être convaincu d’être tombé sur la bonne personne.

 

4. Poursuivre sa lettre de motivation secrétaire : compétences et expériences

 

Après une introduction en bonne et due forme, il faut répondre aux interrogations de votre contact. “En quoi puis-je vous renseigner ?”, version lettre de motivation : “en quoi puis-je vous prouver que je suis votre futur(e) secrétaire ?”

 

Qu’est-ce que le recruteur veut lire sur votre lettre ? Tout doit être utile pour lui permettre de prendre une décision. Normalement, on s’attend ici à lire tout ce qui concerne votre expérience et vos compétences professionnelles.

 

La méthode est simple : une expérience a développé des compétences qui sont utiles au prochain job.

 

Pour une lettre de motivation de secrétaire débutant(e), parlez de vos études et des compétences que vous souhaitez développer dans ce métier. Insistez sur les raisons pour lesquelles cela vous tient à coeur.

 

Exemples pour une lettre de motivation secrétaire réussie

 

Correct

J’ai passé plusieurs semaines, lors de mes précédents stages, à perfectionner la qualité de mes échanges téléphoniques, mais également de ma réactivité en toute situation. Je peux notamment gérer des appels simultanés ou prioriser, de manière autonome, les requêtes les plus urgentes. En outre, je sais trier et classer les documents administratifs, gérer un agenda et prévoir des déplacements professionnels avec précision et prévision.

Incorrect

Je suis une secrétaire polyvalente et suis apte à mener à bien toute tâche qui me sera confiée. En effet, le métier de secrétaire n’a plus de secret pour moi, après mes études et plusieurs stages effectués dans diverses entreprises.

 

Le piège, c’est de parler pour ne rien dire d’essentiel. Le défi étant d’être capable de ne sélectionner que ce qui compte. Pour faire cela, lisez attentivement l’offre et soyez sûr(e) de savoir exactement ce que doit savoir faire le ou la secrétaire recherché(e).

Conseil d’expert 
Lettre de motivation secrétaire en candidature spontanée ? Pas de problème ! Allez lire des offres d’emploi pour secrétaire et des fiches métier. Vous y trouverez tout ce qui est fréquemment attendu chez un(e) secrétaire. Vous n’aurez plus qu’à faire votre lettre autour de ces missions et compétences clés.

5. Rédiger le troisième paragraphe d’une lettre de motivation de secrétaire

 

A secrétaire polyvalent, lettre polyvalente. Capable de gérer le téléphone, le courrier, les agendas, les commandes, les réunions, etc. ? Votre lettre, elle, doit alors être capable de résumer expériences, compétences, qualités et objectif en quelques lignes.

 

Ce troisième paragraphe est le coup de grâce, dans le sens où tout ce que vous y ajouterez ne sont que des avantages sur votre personnalité (que 69% des recruteurs estiment très importante) et une confirmation que vous serez un ajout parfait dans l’entreprise avec ce rôle de secrétaire.

 

S’exprimer sur ses qualités et se rendre indispensable pour un poste de secrétaire

 

Correct

Ce qui me distingue particulièrement, c’est mon aptitude à garder une attitude courtoise, professionnelle et positive, même dans les situations de stress ou face aux contacts et questions les plus retorses. Pour votre entreprise, vendant du matériel médical et ayant sans cesse à gérer des urgences, mon sang froid et ma rigueur vous seront d’autant plus utiles.

Incorrect

Je suis une personne particulièrement motivée et dynamique. De plus, travailler pour une entreprise renommée dans son domaine comme la vôtre serait un véritable atout. J’espère que ma candidature aura su vous convaincre, et je me tiens à votre entière disposition pour un éventuel entretien.

 

Le bon exemple fait état de qualités fondamentales pour le poste de secrétaire. Le second n’est qu’un copié-collé que l’on rencontre au quotidien dans les lettres de motivation. À éviter, en somme.

Conseil d’expert 
Pour une candidature spontanée, il serait idéal, ici, de vous renseigner sur l’entreprise. Faites-y un tour, cherchez des choses à améliorer dans leur secrétariat. Dans une candidature spontanée, il faut créer un besoin dont l’employeur n’a pas encore connaissance.

6. Conclure sa lettre de motivation secrétariat en demandant un entretien

 

Au vu de l’importance du contact humain dans le métier de secrétaire, il n’y a rien de plus convaincant pour un recruteur que de vous voir à l’oeuvre, tout simplement.

 

Pour ce faire, soyez direct(e) et demandez un entretien avec panache. Vous pouvez même aller jusqu’à suggérer un créneau vous-même. Aidez-vous de ces nombreux exemples de conclusions de lettre de motivation pour trouver des idées.

 

Terminez par une formule de politesse de fin de lettre de fin de lettre classique. La courtoisie avant tout, et pas que dans ce métier.

 

7. Mettre en page sa lettre de motivation secrétaire polyvalente

 

Nous y revenons, une présentation soignée est la clé du succès dans un métier où vous représentez le visage de l’entreprise. Votre lettre de motivation pour secrétaire se doit de conserver une apparence sobre, mais efficace.

 

Pour plus de conseils, voici la présentation lettre de motivation idéale.

Conseil d’expert 
Hop hop hop, pas si vite. Avant d’exporter en PDF ou de coller tout cela dans l’email… Avez-vous vérifié plusieurs fois l’absence de fautes d’orthographe ? Vous serez amené(e) à beaucoup communiquer par écrit. La qualité de votre français est une compétence de secrétaire à part entière. Pas de faute dans la lettre, c’est essentiel !

Et voilà !

 

Vous savez tout ce qu’il y a à savoir pour faire une lettre de motivation de secrétaire.

 

Des questions pour faire une lettre de motivation secrétariat qui débouchera sur un entretien ? Posez-les en commentaire ! Je ferai de mon mieux pour y répondre rapidement et vous donner des conseils !

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Timothé Ameline
Timothé Ameline
Timothé Ameline est un rédacteur mettant au service de Zety son expertise en recherche d'emploi et création de CV. L'objectif de Timothé est de fournir des conseils de premier ordre à tous les demandeurs d'emploi en quête de leur prochain job de rêve. Ses guides vous aideront à rédiger des CV et lettres de motivation d'exception.

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